如果說宣傳廣告是展覽會的戰略性武器，那么招展和組團工作就起到陸戰隊的作用--攻城略地。招展和組團的方式主要是依靠聯絡手段--一種雙向的信息交流方式，即主辦單位與潛在客戶和目標客戶之間的雙向地交流信息。它的優勢是信息可以滲透的很深入，能清楚地了解情況，掌握一手資料。招展和組團工作必須要堅持：一個中心、兩個基本點的原則。一個中心是：以專業服務得到應有的濟經效益；兩個基本點是：一是著眼于買家（參觀商），二是著眼于賣家（參展商）。黑龍江廣告策劃所有的工作都要圍繞以上原則來開展：

1.尋求支持及協助單位--建立展覽營銷網絡；

2.組織實施的具體工作項目；

（１） 認真做好項目預算。

（２） 收集可能參展的企業名錄，或叫展商目標名錄，建立信息庫。

（３） 宣傳資料的ＣＩ設計、制作，及發送調查表、征詢表。

（４） 主辦單位打印文件下發。

（５） 利用新聞發布會、酒會，介紹及配合市場的宣傳文章（軟廣告）。

（６） 利用各種媒體做宣傳廣告（硬廣告）。

（７） 電話聯系或發送傳真件，并通過因特網發布信息。

（８） 印刷宣傳資料一般有： a.招展邀請函、征詢函、調查表等